Optimización en el manejo de órdenes de mantenimiento, sistema SAP-PM (página 2)
Otras facilidades incluyen equipos móviles de diferentes tamaños para garantizar la capacidad de movilización de unos 5 millones de t/a de carga, tanto de recepción de materias primas e insumos generales como de despacho de productos siderúrgicos.
El muelle tiene una longitud de 1.037 metros y 44 bitas de amarre a 25 metros de distancia, a tres niveles, las cuales permiten el amarre de seis buques con un peso muerto de 20.000 t y diferentes esloras adaptadas a la fluctuación del río en épocas de verano e invierno.
8.4.2 ALMACENES
SIDOR dispone de amplios y espaciosos almacenes dentro de sus respectivas
plantas para proteger y mantener ordenadamente tanto los productos en proceso
como los terminados. Los despachos a clientes nacionales se efectúan
desde allí, siguiendo las normas establecidas de carga, peso, amarre
y seguridad (ver Figura 20).
Figura 20. Almacenes de Sidor.
Los productos destinados al mercado de exportación se almacenan en un muelle propio con las siguientes características:
Un área de 30.000 m2 bajo techo, distribuidos en 10 naves de 3.000 m2 cada una. Las naves tienen una grúa puente con capacidad de 25 t, un gancho para utilizar diferentes equipos de pesaje que garantizan la movilización de 120.000 t. Adicionalmente, posee áreas de almacenamiento de productos siderúrgicos en espacios abiertos con capacidad aproximada de 7.000 m2. Vías férreas internas que permiten el ingreso de los productos desde los diferentes frentes de producción.
Módulos de despacho distribuidos en forma equidistante dentro del área de almacén, con el fin de asegurar el control de recepción, almacenamiento, custodia, despacho y carga de los productos siderúrgicos.
9. ORGANIGRAMA DE SIDOR C.A.
El organigrama de SIDOR, está estructurado por direcciones, tal como se muestra en la figura 21, cada dirección posee las siguientes funciones:
Junta Directiva. Es la encargada de planificar, discutir y aprobar las estrategias a seguir en la empresa. Formula decisiones importantes dentro de las políticas del directorio. Presidencia Ejecutiva. Se encarga de dirigir, organizar coordinar y controlar todas las actividades de la empresa. Es la representante de SIDOR en los aspectos legales y sociales.
Dirección Administrativa. Presenta los servicios de contabilidad, auditoria y sistemas de información.
Dirección Industrial. Fabricar productos siderúrgicos prestando sus servicios industriales requeridos de manera competitiva y rentable.
Dirección de Relaciones Institucionales. Promover la imagen institucional de la empresa a través de la interpelación con su entorno relevante.
Dirección de Recursos Humanos. Formular o aplicar las políticas y estrategias corporativas en el ámbito sociolaboral, comunicacional y unos servicios el personal.
Dirección de Finanzas. Administrar y asegurar el adecuado rendimiento de los recursos financieros de la compañía.
Dirección de Planificación. Proponer e impulsar las políticas y estrategias corporativas, en materia comercial, operativa, financiera y de control de gestión.
Dirección Asuntos Legales. Garantizar la actuación de la empresa dentro del marco legal vigente y representarla ante terceros en todos los aspectos jurídicos en los que estén involucrados sus derechos e intereses.
Dirección Comercial. Comercializar y despachar los productos siderúrgicos en condiciones de calidad y oportunidad competitiva.
Dirección de Abastecimiento. Obtener y suministrar materiales, insumos y servicios requeridos por la empresa para sus operaciones.
Esta nueva estructura tiene sus bases fundamentadas hacia el logro de los siguientes objetivos específicos:
Estar constituida por unidades de negocio descentralizadas:
Autónomas.
Controlables a nivel corporativo.
Responsable por resultados integrales de calidad. Con capacidad para:
Fabricar y comercializar sus productos en los mercados mundiales.
Asegurar los resultados y competitividad de SIDOR.
Administrar y mejorar permanentemente sus recursos y procesos.
Mantener unidades centralizadas para:
Formular políticas y estrategias corporativas.
Planificar y controlar el negocio corporativo.
Velar por el desarrollo corporativo futuro.
Representar a la empresa ante terceros.
Flexibles y primordial.
Figura 21. Organigrama general de SIDOR.
10. DEPARTAMENTO SAP.
El Departamento Sistema SAP, pertenece a la Gerencia de Informática, la cual esta bajo la supervisión de la Dirección de Administración y Finanzas (ver Figura 22), este departamento nace a raíz de la implantación de un sistema con las características de SAP, que garantiza la integración entre los distintos módulos y en consecuencia procesos empresariales. Dentro de las metas a lograr con la creación de este Departamento se encuentran:
1. Recuperar la credibilidad y confianza en el área de abastecimiento.
2. Reducir el número de llamadas por concepto de consultas funcionales en el módulo de MM-SAP (Manejo de materiales).
3. Recuperar la credibilidad y confianza en el área de abastecimiento.
4. Optimizar la gestión en el área de seguridad del sistema.
5. Lograr mayor participación e integración entre los integrantes del equipo de trabajo.
6. Aumentar la efectividad entre las distintas áreas de la empresa.
Figura 22. Organigrama de la Gerencia de Informática.
11. OBJETIVO FUNCIONAL DEL DEPARTAMENTO SAP.
1. Proveer y garantizar la operatividad de los sistemas de información para las áreas de Administración, Finanzas, Abastecimiento y Mantenimiento.
2. Prestar servicios de tecnología de información, orientado a las áreas de: Contabilidad, Costos, Cuentas a Pagar, Cuentas a Cobrar, Tesorería, Finanzas, Abastecimiento y Mantenimiento de Planta.
3. Garantizar la integración entre los distintos módulos del sistema y en consecuencia procesos empresariales, que permita el aumento de la efectividad entre las distintas áreas de la empresa.
4. Transparencia en los cierres contables (totalmente automáticos),
5. Automatización en el proceso de pagos a proveedores,
6. Mayor agilidad en el proceso de abastecimiento de la empresa.
7. Mejorar la atención a los clientes facilitándole información en forma automática sobre su estado de cuenta en la empresa, etc.
CAPÍTULO 3
Marco teórico
El presente capitulo describe los términos teóricos así como las herramientas para un mejor entendimiento del desarrollo de el estudio.
1. OPTIMIZACION.
Búsqueda de la mejor manera de realizar una actividad; optimación: gracias a la optimización del proceso de producción, la fábrica funciona mejor.
2. SISTEMA ERP.
El sistema de planeamiento de la empresa, mejor conocido como ERP por sus siglas en inglés "Entreprise Resource Planning – ERP", es un sistema estructurado que busca satisfacer la demanda de soluciones de gestión empresarial, basado en el concepto de una solución completa que permita a las empresas unificar las diferentes áreas de productividad de la misma. En la actualidad, la implantación de sistema de gestión, que sirve de soporte para la realización de una administración eficiente, ha adquirido un auge significativo en el mercado empresarial, ya que las empresas buscan maximizar sus beneficios, minimizando sus costos y es utilidad de estos sistemas (ERP), brindar el soporte necesario para alcanzar los objetivos deseados.
Los ERP con su significado en español de Planeación de
Recursos Empresariales o Enterprise Resource Planning en inglés, es una
forma de utilizar la información a través de la organización
de forma más proactiva en todas las unidades de negocio que conforman
una empresa como lo son: Producción, compras, inventario y cadena de
suministros, abastecimiento, finanzas, recursos humanos, logística y
distribución, ventas, servicio al cliente y relación con proveedores.
Nos encontramos en una época de intercambio con otros países,
llamado globalización; en donde las compañías tienen interacción
con clientes y proveedores de todas partes del mundo.
Este tipo de soluciones ERP les permitirá mantenerse a la vanguardia e innovación para tener éxito en los mercados en los que se desarrollan. Y poder estar al nivel de las empresas de cualquier parte del mundo. Los ERP, han llevado a las empresas a ser agentes de cambio, para obtener el liderazgo en sus mercados. Sin embargo, no es tan fácil que las compañías de nuestro país implementen estas soluciones en sus unidades de negocio y algunas de las razones son:
Están acostumbradas a trabajar en un sistema tradicional en el que la mayoría de las tareas se lleva a cabo aun de manera manual; y piensan que tecnología es simplemente tener una computadora.
Las compañías piensan que la tecnología le elevará sus costos, cuando la relación es al revés, la implementación de la tecnológica traerá consigo la reducción de los costos, el aumento en la calidad, y la eficiencia y eficacia en sus productos o servicios.
Las soluciones ERP tienen precios altos, mas, las soluciones que proporcionan harán que la compañía reduzca costos y aumente la calidad y el servicio al cliente.
3. HISTORIA DEL SAP
SAP, Sistemas, Aplicaciones y Productos para el Procesamiento de datos, es el proveedor de software estándar para negocios líder en el mercado, con un 31% del mercado mundial. Su software es el más completo y sofisticado del mundo. Las diez más grandes compañías de Estados Unidos gestionan sus negocios con el software de SAP. Más de 7500 empresas de 100 países han elegido SAP. En el pasado año fiscal obtuvo unos ingresos de más de 6 billones de marcos.
Fue fundada en 1972 por cinco ex-empleados de IBM, y sus oficinas centrales se encuentran en Walldorf (Alemania).En la actualidad emplea a 21.700 empleados en 50 países. En estos momentos está siendo utilizado en más de 30.000 instalaciones por 10 millones de usuarios y en aproximadamente la mitad de las 500 más grandes compañías del mundo.
Lo que es más importante es su fuerza de desarrollo con 5.500 programadores distribuidos en Walldorf, Berlín, Karlsruhe y Saarbruecken en Alemania, Palo Alto en Estados Unidos, Tokio en Japón, Bangalore en la India y por último en Sophia Antipolis Francia.
La compañía cotiza en el DAX alemán y en el NYSE de Nueva York. Actualmente tiene dos filiales SAP Markets, empresa que se dedica a crear mercados business to business, y SAP Hostings cuya actividad empresarial se centra en proveedor de servicios de Internet y proveedor de servidores de aplicaciones.
En la actualidad SAP ofrece software de gestión empresarial que cubre todas las necesidades de las empresas en prácticamente todos los sectores. Existen 22 soluciones sectoriales. Algunos de sus productos son:
– SAP R/3®: su producto estrella. Es el más utilizado ya que es el que más tiempo lleva en el mercado, el resto de productos llevan en el mercado algo más de un año.
– Aplicaciones lanzadas hace más de un año: Customer Relationship Management CRM, Supply Chain Management APO, Product Life Cycle Management, Knowledge Management, Business Information Warehouse BIW, Strategic Enterprise
Management SCM, mySAP E-Commerce solutions, mySAP Financials, mySAP.com marketplace, mySAP.com workplace.
4. SAP R/3®.
Consiste en un único Sistema de Administración de Base de Datos Relacional (ABDR), para SAP R/3, se utiliza para almacenar programas y datos de SAP R/3®, junto con uno o más servidores de aplicación que se utilizan para procesar transacciones SAP R/3 y administrar los procesos de trabajo como ser de diálogo, batch o actualización.
Los datos que se encuentran dentro de un sistema SAP no pueden ser accedidos directamente por otro sistema SAP.
5. CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA R/3®:
SAP R/3® ha tenido tanto éxito debido a que combina unas características únicas que son ideales a la hora de trabajar en gestión empresarial. SAP es muy flexible. Permite agilizar las tareas diarias de cualquier empresa independientemente del sector y del país en que trabaje, de su tamaño y de otros factores que pueden suponer un problema con otro software. Otro aspecto importante es que es altamente integrado: supera las limitaciones jerárquicas y funcionales típicas de la empresa. Todo está integrado en un mismo software que coordina las distintas estructuras, procesos y eventos de todos los departamentos y áreas funcionales, permitiendo a cada empleado disponer de toda la información necesaria en todo momento. Así, no sólo actualiza la información en tiempo real (importantísima característica de SAP que constituye una enorme ventaja), sino que además basta con introducir los datos una sola vez, puesto que el sistema se encarga de pasar y actualizar los datos en el resto de los módulos o programas. Así la interconexión entre centrales, oficinas, centros de producción, etc. queda asegurada.
Con un sistema no integrado, todas las operaciones podían hacerse, en cada departamento, oficina, fábrica…. con sus programas específicos para cada una (software para la gestión de materiales, software para controlar salarios, ventas, compras, etc.
Y cada uno de ellos trabajando con sus propios protocolos, con su propia información, adaptados para hardware distinto, sin conectar ni compartir información) con lo que se trabajaba el doble: los datos que se repiten en diversas áreas se manejan varias veces (por ejemplo, en el almacén y en la administración) y, al no estar interconectados, (aunque exista una red interna, los diversos programas podrían trabajar con formatos, datos, máquinas incompatibles) es necesario que alguien se dedique a pasar la información de unos a otros, perdiendo un tiempo que se podría dedicar a mejorar la estrategia. SAP R/3® evita que se repita innecesariamente la información (los datos que introduzca uno no hace falta que los introduzca otro, aunque sea de otra sección).
Fue diseñado como un producto integrado, pero existe la posibilidad de instalar sólo parte del software (los módulos pueden utilizarse individualmente) para luego ir ampliando paso a paso según sus necesidades. Permite además la comunicación con terceros (clientes o proveedores de su empresa que no sean SAP AG y sus partners).
SAP R/3® está preparado para el EURO (especialmente importante para empresas que trabajan en Europa con la implantación de la moneda única en 1999), incorporando un programa para la conversión capaz de trabajar con diferentes tipos de cambio (funcionalidad multidivisa).
Otra ventaja es que está directamente conectado a Internet y preparado para el comercio electrónico. Así la World Wide Web (www) puede servir como una interfase de usuario alternativa para las aplicaciones de empresa R/3, abriendo nuevas vías de negocio para los clientes.
Por otro lado, SAP R/3® opera en EE.UU, Europa, Asia o África con igual eficacia gracias a las versiones existentes en 24 lenguas (incluido chino, kanji y cirílico) y a las 39 versiones específicas para países que permiten trabajar con diferentes monedas, impuestos y normativas fiscales. Y todo esto asegurando una perfecta interrelación entre ellas. La universalidad de SAP R/3® no consiste sólo en la adaptabilidad a monedas, lenguajes o leyes, sino que es capaz de satisfacer las necesidades tanto de empresas pequeñas y medianas, (más del 50% de las instalaciones) como de grandes multinacionales (Mercedes Benz o Microsoft) y empresas de cualquier sector (aerospacial y defensa, automoción, banca y seguros, bienes de consumo, gestión sanitaria, ingeniería y construcción, petróleo y gas…).
SAP R/3® tiene además otras ventajas. Ofrece algo más que soluciones informáticas. Las aplicaciones también enlazan sus procesos empresariales con los de sus clientes y proveedores, permitiendo integrar a los bancos y otras empresas colaboradoras (incluyendo el ya mencionado TeamSap® y sus partners con una disponibilidad de 24 horas diarias de atención al cliente) dentro de las comunicaciones internas (a nivel nacional e internacional).
Ofrece la posibilidad de escoger entre más de 100 escenarios y
1000 procesos empresariales ya confeccionados en numerosos sectores industriales,
permitiendo beneficiarse de los modelos empresariales de las empresas líderes.
SAP ha desarrollado una amplia librería de procesos de negocio predefinidos
que abarcan cada requerimiento de software funcional. Nuevos procesos de negocio
y tecnologías se ponen a disposición de los clientes regularmente,
facilitándoles soluciones empresariales al último nivel tecnológico,
lo que les permite satisfacer la siempre cambiante demanda del mercado.
Dispone así mismo de sistemas de alerta temprana como son EarlyWatch y GoingLive Cheks que ayudan a detectar y corregir los problemas antes de que afecten a las operaciones. SAP es infinitamente ampliable: es posible diseñar software específico en ABAP, el lenguaje de programación de SAP. De hecho SAP es una excelente plataforma de desarrollo. Necesita breves periodos de implantación con la utilización de aceleradores como el ASAP. El tiempo que dure ésta, la empresa no podrá rendir al 100%, pero actualmente el 90% de las instalaciones se hacen en menos de un año, permitiendo un rápido retorno de la inversión. Por ejemplo, la instalación de SAP R/3® en COBEGA S.A. (primera instalación en España sobre AS/400) se llevó a cabo en seis meses y es considerada una instalación récord. Sin embargo, la implantación en S.A. EL AGUILA duró desde febrero de 1997 hasta julio de 1998 (19 meses). La instalación, en todo caso, depende del número de módulos y de la complejidad de la empresa. La duración no debe parecernos excesiva si tenemos en cuenta que supone la adaptación de las tecnologías de información, procesos, personal e incluso el diseño específico de funcionalidades no cubiertas con el software estándar.
Tiene un sistema de arquitectura abierta que facilita a las compañías el elegir los equipos informáticos, bases de datos y los sistemas operativos de tal manera que se pueda aprovechar al máximo los avances en la tecnología. Su arquitectura es totalmente escalable pudiendo incluso llegar a ser distribuida gracias a su arquitectura cliente/servidor de tres niveles distintos:
Servidor de base de Datos: el ordenador central que gestiona todas las funciones de la base de datos tales como actualización, consulta y otros.
Servidor de aplicaciones: Está conectado al servidor de Base de Datos, y para cada departamento de la empresa, carga y ejecuta los programas y aplicaciones (ordenadores departamentales).
Servidor de presentación: Estaciones de trabajo y ordenadores personales se conectan al nivel anterior de aplicación y presentan y hacen accesible la información y los procesos al usuario.
6. ESTRUCTURA DEL SISTEMA SAP R/3.
Los principales módulos del sistema SAP son los siguientes:
6.1. CA-CROSS APPLICATION. APLICACIÓN CRUZADA.
CA-BPT Business Process Technolog (Tecnología de procesos de negocios)CA-DM Document Managament (Administración de documento)CA-CL Classification (Clasificación)CA-CAD Integration (Integración)
6.2. FI-FINANTIAL ACCOUNTING. CONTABILIDAD FINANCIERA.
FI-GL General Ledger (Libro mayor)FI-AR Accounts Receivable (Cuentas por cobrar)FI-AP Accounts Payable (Cuantas por pagar)FI-LC Legal Consolidation (Consolidación legal)FI-SL Special Purpose Ledger (Libro mayor especial)
6.3. CO-CONTROLLING. CONTROL.
CO-OM OverheadCost Controlling (Control de gastos generales)CO-PC Product Cost Controlling (Control de costos de productos)CO-ABC Activity-Based Costing (Costos en función de la actividad)CO-PA Sales and Profitability Analysis (Ventas y análisis de rentabilidad)CO-PRO Project Control (Control de proyectos)
6.4. IM-CAPITAL INVESTMENT MANAGEMENT. ADMINISTRACIÓN DE LA INVERSIÓN DE CAPITAL.
IM-FA Tangible Fixed Assets (Activos fijos tangibles)IM-FI Finantial Investments (inversiones financieras)
6.5. EC-ENTERPRISE CONTROLLING. CONTROL DE EMPRESA.
EC-EIS Executive Information System (Sistema de información de alta dirección)EC-BP Business Planning (Planificación empresarial)EC-MC Managament Consolidation (Consolidación de la administración)EC-PCA Profit Center Accounting (Contabilidad de centros de beneficio)
6.6. TR-TREASURY. TESORERÍA.
TR-TM Treasury Managament (Administración de la tesorería)TR-FM Fundus Managament (Administración de los fondos)TR-CM Cash Managament (Administración de efectivo)
6.7. LO-LOGISTICS GENERAL. LOGÍSTICA GENERAL.
LO-LIS Logistic Information System (Sistema de información logística)LO-MD Master Data (Datos maestros)LO-PR Forecast (Previsiones)LO-VC Variant Configuration (Variante de configuración)LO-ECH Engineering Change Managament (Administración de cambios de ingeniería)
6.8. LO-LOGISTICS GENERAL. LOGÍSTICA GENERAL.
HR-PD Personal Planning and Development (Panificación y desarrollo personal)PD-OM Organizatinal Managament (Administración organizaría) PD-SCM Seminar and Convention Mangament (Administración de seminarios y convenciones)PD-PD Personnel Development (Desarrollo de personal)PD-WFP Workforce Planning (Planificación personal)PD-RPL Room Reservations Planning (Planificación de reservas de salas)
HR-PA Personnel Administration (Administración de personal)PA-EMP Employee Managament (Administración de personal)PA-BEN Benefits (Beneficios)PA-COM Compesation Administration (Administración de compensaciones)PA-APP Applicant Managament (Administración candidatos)
PA-TIM Time Managament (Administración de tiempos)PA-INW Incentive Wages (Incentivos saláriales)PA-TRV Travel Expenses (Gastos de viaje)PA-PAY Payroll (Nómina)
6.9. MM-MATERIAL MANAGEMENT. ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES.
MM-MRP Material Requirements Planning Planificación de requisitos de material)MM-PUR Purchasing (Compras)MM-IM Inventory Managament (Administración de inventarios)MM-WM Warehouse Managament (Administración de almacén)MM-IV Invoide Verification (Comprobación de facturas)MM-IS Information System (Sistema de información)MM-EDI Electronic Data Interchange (Intercambio electrónico de datos)
6.10. PM-PLANT MAINTENANCE. MANTENIMIENTO DE PLANTA.
PM-EQM Equipment and Technical Objects (Objetos técnicos y de equipo)PM-PRM Preventive Maintenance (Mantenimiento preventivo)PM-WOC Maintenance Order Managament (Administración de órdenes de mantenimiento)PM-PRO Maintenance Projects (Proyectos de mantenimiento)PM-SMA Service Managament (Administración de servicios)PM-IS Plant Mantenance Information System (Sistema de información de mantenimiento de planta)
6.11. QM-QUALITY MANAGEMENT. ADMINISTRACIÓN DE LA CALIDAD.
QM-PT Planning Tools (Herramientas de planificación)QM-IM Inspection Processing (Proceso de inspección)QM-QC Quality Control (Control de calidad)QM-CA Quality Certificates (Certificados de calidad)QM-QN Quality Notifications (Notificaciones de calidad)
6.12. SD-SALES AND DISTRIBUTION. VENTAS Y DISTRIBUCIÓN.
SD-MD Master Data (Datos maestros)SD-BF Basic Fuctions (Funciones básicas)SD-SLS Sales (Ventas)SD-SHP Shipping (Envío)SD-BIL Billing (Facturación)SD-CAS Sales Support (Soporte de ventas)SD-IS Information System (Sistema de información)SD-EDI Electronic Data Interchange (Intercambio electrónico de datos)
6.13. IS-INDUSTRY SOLUTIONS. SOLUCIONES SECTORIALES.
IS-PS Public Sector (Sector Publico)IS-H Hospitals (Hospitales)IS-B Banks (Banca)IS-IS Real State Managament (Administración Inmobiliaria)
7. DESCRIPCION DE LOS PRINCIPALES MODULOS DEL SISTEMA SAP.
7.1. MÓDULO FI – FINANTIAL MANAGEMENT. ADMINISTRACIÓN FINANCIERA.
Este módulo se encarga de la contabilidad que es una fuente de apoyo para la gente que hace cosas; lo mejor es que a través de esto se arroja luz sobre el valor de lo que se está haciendo, así como sobre los materiales que se utilizan y sobre los que se desechan.
Ayuda a derrochar menos y a añadir más valor utilizando la información y la experiencia. Todos los que invierten en una empresa quieren saber cómo están las cuentas anuales. Lo peor es que la contabilidad es un penoso proceso de recolección de una enorme cantidad de números caídos sobre la compañía, que realmente producen un gasto de tiempo y de recursos.
Existe la posibilidad de publicar los documentos financieros, pero se necesita a un experto para discernir qué elementos del negocio han contribuido al valor materia y la información propios de la compañía y cuales no lo han hecho.
7.2. MÓDULO CO-CONTROLLING. CONTROL.
Es un sistema integral para el control de los gastos generales. Ofrece la funcionalidad que se necesita para capturar la estructura de una compañía, en la forma de un plan amplio de centros de costos que defina claramente su organigrama de responsabilidades. Cuando se tiene esa estructura, el sistema la utilizará para ejecutar las funciones controladoras. La estructura debe ser lo suficientemente rica en características para capturar cualquier tipo de organización y expresarla de tal forma que el sistema informático la pueda utilizar para ejecutar automáticamente tantas operaciones de las necesarias como sea posible y, cuando las operaciones automáticas no sean posibles o no se requieran, el sistema debería
ser capaz de aportar soporte y guía para facilitar el trabajo en la medida que lo permitan las circunstancias.
7.3. MÓDULO TR-TREASURY MANAGEMENT. ADMINISTRACIÓN DE TESORERÍA.
Los módulos TR e IM se solapan porque sus funciones son las mismas.El objetivo del módulo TR-Tesorería es integrar la administración del efectivo y la previsión de liquidez con las actividades logísticas de la compañía y con las transacciones financieras. Por ejemplo, TR capacita para aplicar las herramientas del presupuesto de efectivo y los métodos de contabilidad que toman en consideración la asignación de responsabilidades. Estos métodos también consideran las posiciones presupuestarias corrientes y las fuentes de los fondos pertinentes para permitir un control y seguimientos más sutiles.
El módulo incluye herramientas para analizar los mercados de dinero, garantías y derivados. Las funciones adicionales y también presentes, como el componente SAP Foreign Exchange Managament, están incluidas en el módulo TR-Tesorería para facilitar el análisis de los riesgos de cambio, en-línea con las características electrónicas bancarias, a fin de potenciar la integración con el componente FI-GL y con el FI-AR
7.4. MÓDULO PM-PLANT MAINTENANCE. MANTENIMIENTO DE PLANTA.
Provee una planeación y el control del mantenimiento de la planta a través de la calendarización, así como las inspecciones, mantenimientos de daños y administración de servicios para asegurar la disponibilidad de los sistemas operacionales, incluyendo plantas y equipos entregados a los clientes.
7.5. MÓDULO QM-QUALITY MANAGEMENT. ADMINISTRACIÓN DE LA CALIDAD.
Monitorea, captura y maneja todos los procesos relevantes relacionados con el mantenimiento de la calidad a lo largo de la cadena de suministros, coordina la inspección de los procesos e inicia la corrección de medidas e integra laboratorios de sistemas de información.
7.6. MÓDULO SD-SALES AND DISTRIBUTION. VENTAS Y DISTRIBUCIÓN.
El diseño de este módulo hace hincapié en el uso de una estrategia de ventas que responda a las condiciones del mercado. Al personalizar el sistema, una de las prioridades debe de ser desarrollar una estructura de datos que pueda registrar, analizar y controlar las actividades que satisfagan a los clientes y que reporten un beneficio adecuado en el siguiente ejercicio contable y en el futuro. Este módulo proporciona un conjunto de registros maestros de datos y un sistema de transacciones comerciales documentadas.
7.7. MÓDULO MM-MATERIALS MANAGEMENT. ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES.
El objetivo del módulo MM-Administración de materiales es proporcionar un soporte detallado de las actividades diarias para todo tipo de empresa que consuman materiales en sus procesos de producción, incluidos la energía y los servicios.
8. AVISO DE AVERIA.
Un aviso de avería describe una avería en un objeto, que afecta de alguna forma a su rendimiento. Por ejemplo, un empleado de producción utilizaría una avería para notificar que:
Un sistema productivo no funciona correctamente.
El rendimiento ha disminuido para un sistema productivo o bien que el sistema no funciona en absoluto.
Un sistema productivo fabrica mercancías de calidad pobre.
Como norma, un aviso de avería solicita al departamento de mantenimiento que organice la ejecución de una medida de reparación determinada, para que se restablezca el estado ideal del objeto.
9. ORDEN DE MANTENIMIENTO.
Si por ejemplo, un objeto técnico se avería o se daña es posible que deba llevarse a cabo medidas de mantenimiento para restaurar la condición ideal del objeto. La solicitud inicial de las medidas necesarias se realiza mediante un aviso de mantenimiento.
Sin embargo, para planificar las tareas necesarias en detalle y hacer un seguimiento de la gestión es preciso utilizar una orden de mantenimiento al aviso de mantenimiento correspondiente o no.
9.1 FUNCIONES DE UNA ORDEN DE MANTENIMIENTO.
La orden de mantenimiento es el documento en el cual se describe las actividades de mantenimiento que van a ser ejecutadas. Dentro de las funciones de una orden de mantenimiento tenemos:
Describir detalladamente las actividades a realizar (Tareas, Tiempo, Materiales o Repuestos, Especialidad del personal involucrado en las tareas, Medidas de Seguridad, entre otros).
Programar la ejecución de las tareas (Fecha y ejecutores).
Registrar la asignación de costos de mantenimiento a un centro de costo o a otra Orden.
10. EQUIPO.
Objeto físico e individual a ser mantenido como una unidad autónoma y que puede ser instalado en una ubicación técnica o como parte de otro equipo.
Cada equipo es administrado según los datos maestros pertenecientes a cada uno. Un registro Maestro para un equipo deberá crearse para casos tales como:
Los datos deben ser manejados individualmente por objeto (Ej. Año de construcción, períodos de garantía, lugares de empleo).
Existen tareas de mantenimiento que deben ser ejecutadas sobre el objeto en cuestión.
Existe la necesidad de mantener un registro del mantenimiento ejecutado sobre el objeto, sea para fines de garantía, seguro o algún otro propósito.
Se necesita mantener un registro de los costos asociados a mantenimiento para el objeto que se desee.
Se necesita compilar y evaluar datos para largos periodos de tiempo referentes al objeto en cuestión.
11. GRUPO DE PLANIFICACION DE MANTENIMIENTO.
Este es el grupo responsable por la planificación y procesamiento de las tareas de mantenimiento en una planta en particular.
12. GRUPO DE PLANIFICACION DEL PUESTO DE TRABAJO.
Grupo por el cual se podrá filtrar las necesidades de capacidad generadas que se deban planificar en el tiempo.
13. PUESTO DE TRABAJO EQUIPO.
Unidad física de una empresa donde se realiza una operación. Por ejemplo, un puesto de trabajo puede ser una persona, un grupo de personas, un equipo individual o una línea de producción.
14. PERFIL DE USUARIO.
El perfil de usuario no es más que la descripción del cargo y funciones dentro de la organización (en nuestro caso SIDOR, C.A), así como de las autorizaciones permitidas dentro del programa SAP, de las personas involucradas con el manejo del mismo.
CAPÍTULO 4
Diseño metodológico
El presente capitulo describe la metodología utilizada para la recolección, procesamiento, análisis e interpretación de la información obtenida para el desarrollo de este estudio.
1. TIPO DE ESTUDIO
De acuerdo a los aspectos y variables bajo los cuales se realizo este trabajo, podemos catalogar este estudio como no experimental debido a que la información no se toma a través de muestras de laboratorio, si no que se basa en datos tomados de situaciones existentes. Además puede considerarse una investigación del tipo:
Descriptivo – Exploratorio, debido a que permitió describir,
documentar, analizar e interpretar la naturaleza del proceso actual para
optimizar el procedimiento que siguen las ordenes de mantenimiento de tipo
PM13 en SIDOR, C.A.Evaluativo, debido a que su objeto es crear, valorar y enjuiciar
el diseño, ejecución, efectos, utilidades y grado de logro
de los objetivos del estudio; a fin de corregir las deficiencias e introducir
los reajustes necesarios.Aplicado, ya que tienen como fin mejorar el proceso de las
ordenes PM13, documentando todo lo relacionado con el mismo y estableciendo
normativas de trabajo para controlar el manejo de estas; logrando las metas
fijadas.
2. TECNICAS DE RECOLECCION DE DATOS
Las técnicas utilizadas para recopilar la información necesaria para efectuar el estudio, se muestran a continuación.
2.1 ENTREVISTAS NO ESTRUCTURADAS
Las entrevistas no estructuradas buscan obtener una información no sesgada, precisa y detallada acerca del proceso que siguen las ordenes PM13 en SIDOR, C.A, (ordenes que sugieren salida hacia taller foráneo), por medio de una serie de preguntas aleatorias surgidas de las necesidades pertinentes a dudas o temas específicos.
2.2 OBSERVACIÓN DIRECTA
Se efectuaron visitas a las áreas de la planta que están involucradas en el tratamiento de las ordenes de tipo PM13, con el fin de observar directamente el proceso que las mismas llevan acabo. Además de observar el proceso en cada una de las áreas correspondientes, se realizaron reuniones para plantear los cambios que se implementarían con el fin de garantizar mayor seguridad a nivel de sistema.
2.3 ANALISIS DE DOCUMENTACION.
Se procedió a revisar normas, reglamentos y procedimientos existentes sobre el proceso que siguen actualmente las órdenes de tipo PM13.
Se tomaron en cuenta todos los registros que reflejen historial de fallas en el sistema en relación a este tipo de órdenes de mantenimiento.
2.4 CONSULTAS BIBLIOGRAFIACAS
El apoyo bibliográfico permitió reunir información teórica necesaria para la elaboración de este estudio.
2.5 EQUIPOS DE OFICINA Y OTROS
Entre estos se encuentra la computadora equipada con acceso a Internet, correo electrónico corporativo, acceso a la biblioteca de archivos de la red corporativa, los cuales son una herramienta fundamental para el manejo de información. También se cuenta con el acceso al programa SAP, y softwares para el manejo preciso de la información y documentación.
3. PROCEDIMIENTO
El procedimiento que se siguió para la realización de esta investigación se presenta a continuación:
1. Recolección de datos e información acerca del tema de interés necesario para el estudio.
2. Visita al área de trabajo.
3. Revisión de información referente al funcionamiento del sistema SAP-PM.
4. Delimitación del tema seleccionado.
5. Definición y formulación del problema.
6. Formulación de los objetivos generales y específicos de la investigación.
7. Planificación del desarrollo de la investigación.
8. Revisión y análisis de la fuente de información para la formulación del Marco Teórico.
9. Identificación de las variables e indicadores, con base a la formulación del problema.
10. Análisis de la información recabada, ésta se realizó con base a los resultados que se obtuvieron de la investigación.
11. Finalmente, se realizó el informe.
CAPÍTULO 5
Situación actual
Este capitulo consta de una descripción detallada del procedimiento para realizar las ordenes de mantenimiento PM13 en el sistema SAP SIDOR.
1. PROCESO DE SOLICITUD DE ORDEN DE MANTENIMIENTO TIPO PM13 EN SAP SIDOR.
Cuando la reparación de un equipo, pieza o conjunto se realice en un Taller Foráneo, el tipo de Orden será del tipo PM13 y ésta servirá a su vez como una Autorización o Pase de Salida.
Toda reparación de equipo, pieza o conjunto a realizarse en un Taller Foráneo, esta asociada a una Orden de Compra o en caso de tratarse de una Compra Descentralizada al Código de Proveedor.
Los usuarios autorizados para la creación y liberación del Pase de Salida PM13, son los indicados en la Tabla de Usuarios SAP PM13, (ver Tabla 1).
Los Gerentes o Superintendentes son responsables de autorizar las personas para crear y liberar el Pase de Salida PM13; para tal efecto deben enviar, vía correo electrónico, los datos del personal, tales como: nombre, cédula y cargo a la Superintendencia de Ingeniería de Mantenimiento para que ésta valide el perfil del trabajador y remita la solicitud a la Gerencia de Informática, la cual procederá al respecto, (ver Tabla 1).
Tabla 1. Usuarios autorizados para la creación y liberación del Pase de Salida PM13
Cualquier solicitud de modificación del personal autorizado para la creación y liberación de Pase de Salida (PM13), se realiza vía correo electrónico, a la Superintendencia de Ingeniería de Mantenimiento, quien es el encargado de validar el perfil del trabajador y remitir dicha solicitud a la Gerencia de Informática.
Cuando se requieran repuestos o consumibles para la reparación del equipo, pieza o conjunto; se procederá a realizar la solicitud a través de los siguientes sistemas: SAP-PM (PM12) SAP-MM (reserva por centro de costo o reservas del EBP. El EBP es un producto desarrollado por SAP que permite simplificar el proceso de compras desde sus inicios a diferencia de lo que hoy tenemos, múltiples plataformas para solicitar las compras que finalmente confluyen en abastecimiento).
El despacho de repuesto al taller foráneo debe estar respaldado por un pase de salida (PM13, asociado a la PM original; es decir se deberá generar a partir de la orden principal una sub-orden de tipo PM13).
Toda Orden de tipo PM13 deberá estar LIBERADA, para que el personal del Portón 4 autorice la salida.
El personal perteneciente a Protección de Planta asignado en el Portón IV que realice la inspección de entrada y salida del material, deberá estar debidamente autorizado para registrar en el SAP según corresponda el caso.
La PM13 sólo podrá cerrarse una vez que haya ingresado todo el material que egresó o en el caso de consumibles, éstos se hayan incorporado al conjunto reparado o fabricado una vez que el mismo ingrese a Planta.
En el caso de que el Taller Foráneo detecte que el equipo, pieza o conjunto es irreparable y lo devuelva a SIDOR, el Responsable de la emisión de la PM13 del Área Solicitante del Servicio (taller zonal o Central), registrará en el Sistema SAP la devolución del mismo y cerrará la PM13.
Cuando se trata de pedidos puntuales el usuario anexa como constancia a la SOLP (solicitud de pedido), el e-mail de Taller Central o Taller Zonal en donde indica que no tiene capacidad operativa para absorber el equipo, pieza o conjunto para su reparación, en caso de corresponder.
Las Gerencias y/o Superintendencias son las responsables de designar la(s) persona(s) que deben asistir a presenciar las pruebas de funcionamiento que realice el Proveedor a los equipos.
2. ÁREA DE MANTENIMIENTO.
Las distintas áreas encargadas del mantenimiento en SIDOR, durante el proceso de las ordenes de tipo PM13, debe cumplir con una serie de funciones dado los distintos casos, ya sea que el mantenimiento se realice en un taller zonal, taller central o en taller foráneo.
2.1 Área Solicitante del Servicio.
Es el responsable de crear un "Aviso" de clase M6 (solicitudes a talleres), a través del SAP una vez detectada la necesidad de reparar un equipo, pieza o conjunto.
2.2 Taller Zonal.
Este recibe del Solicitante o del Grupo Técnico, vía Sistema SAP, el "Aviso" de reparación de clase M6-solicitudes a Talleres.
Consulta sobre la disponibilidad y factibilidad de que se realice el trabajo en el Taller Zonal.
Decide si la reparación se realiza en el Taller Zonal.
Transfiere al Taller Central el "Aviso" de clase M6-solicitudes a talleres, en caso de no poder realizarla en el Taller Zonal.
Decidir si la reparación se realiza en un Taller Foráneo, en caso de no poder realizarse en el Taller Central.
2.3 Taller Central.
Recibe el "Aviso" de clase M6-solicitudes a talleres, vía Sistema SAP.
Consulta sobre la disponibilidad y factibilidad de que se realice el trabajo en el Taller Central.
Decide si la reparación se realiza en el Taller Central y en caso de no poder realizarse, decide si se realiza en un Taller Foráneo.
3. EN EL CASO QUE LA REPARACIÓN SE REALICE EN EL TALLER ZONAL O TALLER CENTRAL.
Cuando la reparación del equipo se realice en Taller Zonal o Taller
Central se deben cumplir con los siguientes pasos:
3.1 Taller Zonal / Taller Central.
Emite las Órdenes de Mantenimiento de tipo PM12 que se refiere a ordenes de reparación en talleres internos o externos correspondientes, a partir de las solicitudes emitidas por el usuario (avisos M6-solicitudes a talleres)
Programa las Órdenes de mantenimiento (PM12).
Asigna los recursos necesarios para la ejecución de las Órdenes de mantenimiento (PM12).
Coordina el traslado del equipo, pieza o conjunto al Taller Zonal o Taller Central, según corresponda, cuando la reparación se efectúe en SIDOR.
Ejecuta las Órdenes de Mantenimiento (PM12) programadas.
Realiza una revisión de las actividades ejecutadas y coloca sus observaciones, en caso de corresponder, bajo la notificación de la OM (PM12).
Reprograma las actividades no ejecutadas, actualiza la base de datos e informa al usuario.
Entrega el equipo, pieza y conjunto reparado al Grupo Técnico o al Área Solicitante, en caso de cumplir con lo solicitado.
Finalmente debe cerrar técnicamente (CTEC) la Orden de Mantenimiento correspondiente, una vez que se haga efectiva la reparación.
4. EN EL CASO QUE LA REPARACIÓN SE REALICE EN UN TALLER FORÁNEO:
Luego de previa verificación de que el equipo no pueda ser reparado por Taller Zonal ni por Taller Central, se procederá a crear la orden tipo PM13, orden que permite la salida de equipos de SIDOR C.A, a Taller Foráneo, cumpliendo con la serie de pasos pertinentes para que esto sea posible en las distintas áreas de mantenimiento y demás áreas involucradas.
El procedimiento antes indicado se muestra a continuación.
4.1 Área Solicitante del Servicio.
Crea la orden PM13 (pase de salida) vía Sistema SAP, considerando a priori, los datos correspondientes al vehículo que efectúa la salida del reparable y del conductor; así como el texto de la orden con las especificaciones de la Salida.
De requerir repuestos o consumibles para la reparación del equipo, pieza o conjunto; procede a realizar la solicitud a través de los siguientes sistemas: SAP-PM (PM12) SAP-MM (reserva por centro de costo o reservas del EBP). El despacho de repuesto a talleres foráneos debe estar respaldado por un pase de salida PM13,
asociado a la PM original; es decir se debe generar a partir de la orden principal una sub-orden de tipo PM13.
Observación: Si el/los material(es) a solicitar se encuentran en stock se efectúa un Vale manual y dirigirse a su despacho respectivo descargando los gastos sobre la suborden.
Una vez que la PM13 esta creada, anexa en el campo del vale "Centro de costo" y el número de la orden de mantenimiento SAP.
Libera, vía sistema SAP, la PM13 cuando se requiera sacar de SIDOR el equipo, pieza, conjunto, repuesto o consumible, a objeto de que el Personal autorizado del Portón 4 otorgue la salida del mismo.
Entrega al Conductor original y copia de la PM13 (Proveedor y Portón IV) de la PM13, conjuntamente con el equipo, pieza o conjunto a reparar, y los repuestos en caso de requerirse para la reparación o fabricación del equipo, pieza o conjunto.
Observación: Sí el equipo/ pieza o conjunto a salir dispone de salida de repuestos o consumibles; realiza dos (2) impresiones (original y copia) de la sub-orden, y entrega al conductor respectivo.
4.2 Personal de Protección de Planta ubicado en el Portón IV.
Obtiene del conductor la(s) impresión(es) de la PM13, e inspecciona el equipo, pieza y conjunto que requiere la salida al Taller Foráneo y los repuestos en caso de requerirse para la reparación del equipo, pieza o conjunto.
Revisa los documentos indicados anteriormente y constata a través del Sistema SAP los datos relacionados con el equipo, pieza o conjunto a reparar y la salida de los repuestos en los casos que se requieran, para que el Taller Foráneo efectúe la reparación.
Verifica si los datos indicados en la PM13 coinciden con el físico, en caso contrario, impide la salida del equipo, pieza, conjunto o consumibles.
Registra en el Sistema SAP la salida del material, colocando un comentario de conformidad en el texto de las observaciones e indica nombre y apellido del autorizado para la salida.
5. INGRESO DEL EQUIPO, PIEZA O CONJUNTO.
Para el ingreso de equipo, pieza o conjunto a SIDOR. C.A, se ejecutaran los siguientes pasos por las áreas correspondientes.
5.1 Personal de Protección de Planta ubicado en el Portón IV.
Exige al Conductor el/los número(s) de la(s) PM13 (Pase de Salida) conjuntamente con la Nota de Entrega.
Verifica en el Sistema SAP la cantidad de equipos, piezas, conjuntos o repuestos que salieron.
Verifica la coincidencia de los datos indicados en la PM13 con el físico y con las especificaciones de la nota de entrega, de lo contrario, la rechaza.
Observación: En caso de estar dando entrada a piezas ensambladas, cuya salida fue producto de dos o más pases de salida (PM13); este debe verificar que la nota de entrega especifique el/los repuesto(s) ensamblados; en caso de no poder rechazar todas las PM13 que requieren la entrada; por no especificar los consumibles.
Registra en el SAP, la cantidad de equipos, piezas, conjuntos y repuestos que están ingresando a SIDOR, el número del serial y en el texto de las observaciones
describe lo que está ingresando, N° de la Nota de Entrega, nombre y apellido del autorizado.
5.2 Área Solicitante del Servicio.
Recibe el equipo, pieza o conjunto reparado junto con la Nota de Entrega del Proveedor y el/los número(s) de la(s) PM13.
De estar conforme con el servicio solicitado, cambia el status de la PM13 a recepción de material, cerrar técnicamente (CTEC) la orden de mantenimiento PM13; en caso contrario, mantiene la PM13 con status de Usuario RPAR (reparación parcial) y esperar por la próxima entrega, hasta el cierre definitivo.
Realiza el seguimiento de retorno de los equipos, piezas y conjuntos que deban regresar a SIDOR, especialmente aquéllos cuya fecha prevista de retorno haya expirado.
Mantiene actualizado los registros.
5.3 Protección de Planta.
Efectúa el seguimiento a los equipos, piezas y conjuntos no devueltos, con fecha vencida en la PM13.
De igual manera solicita a los usuarios vía e-mail, aquellos equipos, piezas y conjuntos con una fecha de entrega vencida mayor a 30 días, a los 60 días lo solicitara con copia al Gerente General y a los 120 días con copia al Director, salvo que el usuario explique que se trata de una reparación prolongada y justifique la demora, indicando la fecha probable de la devolución.
6. VERIFICACIÓN PREVIA AL PAGO (TALLER FORÁNEO).
Al momento de realizar la verificación previa pago al proveedor las distintas areas involucradas deben realizar los siguientes pasos:
6.1 Área Solicitante del Servicio.
Recibe del Proveedor o Contratista el equipo, pieza o conjunto.
Verifica las actividades realizadas por el Taller Foráneo de acuerdo a lo contemplado en la orden de compra.
Solicita al proveedor realizar los ajustes necesarios, en caso de existir inconformidades e indicar las observaciones al respecto.
Firma el original de la Nota de Entrega de los equipos, piezas y conjuntos en señal de conformidad y la devuelve al Proveedor dejando copia de la misma.
Recibe del Proveedor la valuación de las actividades, de estar conforme, proceder a solicitar las firmas correspondientes y en caso de haber inconformidades la devuelve con las observaciones respectivas.
Recibe posteriormente del Proveedor o Contratista la documentación soporte para su verificación y posterior procesamiento del pago.
6.2 Certificación del Servicio de las Áreas Solicitantes.
Recibe del Responsable de las Áreas Solicitantes del Servicio, la siguiente documentación de soporte:
Original de la Nota de Entrega, firmada por el Responsable del Área Solicitante del servicio.
Si el pedido expone una valuación de las actividades; solicita original de la Valuación firmada, en señal de conformidad por los niveles correspondientes.
Copia de la(s) PM13, firmada(s) y sellada(s) por Protección de Planta.
Certificado de Garantía y copia del Protocolo de Pruebas (cuando aplique).
Copia de las facturas de los repuestos utilizados (cuando aplique).
Revisa la documentación soporte y de estar todo conforme elaborar la Hoja de Entrada de Servicios (HES), de lo contrario, devolver los documentos al Responsable del Área Solicitante para que ubique las firmas respectivas.
Observación: Al elaborar la Hoja de Entrada de Servicios; debe prever que el número de pedido o contrato marco especificado en la misma, corresponda con el existente en la orden PM13.
Suministra el N° de la Hoja de Entrada de Servicios al Proveedor para que el mismo sea indicado en la Factura.
Archiva la documentación soporte correspondiente.
7. ANALISIS FODA DE LA SITUACION ACTUAL.
Este tipo de análisis representa un esfuerzo para examinar la interacción entre las características particulares del negocio y el entorno en el cual éste compite. El análisis FODA tiene múltiples aplicaciones y puede ser usado por todos los niveles de la corporación y en diferentes unidades de análisis tales como producto, mercado, producto-mercado, línea de productos, corporación, empresa, división, unidad
estratégica de negocios, entre otros. Muchas de las conclusiones obtenidas como resultado del análisis FODA, nos será de gran utilidad en el análisis de la situación actual del proceso de las PM13 y en las estrategias que se diseñen y que califiquen para ser incorporadas en el plan de negocios.
El análisis FODA debe enfocarse solamente hacia los factores claves para el éxito de dicho proceso. Se deben resaltar las fortalezas y las debilidades diferenciales internas al compararlo de manera objetiva y realista con la competencia y con las oportunidades y amenazas claves del entorno.
De acuerdo con lo anterior, el análisis FODA tiene dos focos, por una parte se enfoca en la empresa en sí (enfoque interno) y por otra, lo hace en su entorno (enfoque externo).
Al buscar aspectos claves internamente, lo que se busca es determinar los factores sobre los cuales se puede actuar directamente mientras que al hacer al análisis externo se busca identificar factores que afecten al negocio (llámese producto, unidad estratégica de negocios, procesos, línea de productos, servicio etc.), de manera positiva o negativa, con el fin de potenciarlos o minimizarlos de acuerdo con su efecto.
Cuando se emprende el análisis interno se deben considerar todos los aspectos que se manejan en la organización, recursos humanos, recursos físicos, recursos financieros, recursos técnicos y tecnológicos, riesgos, etc., las preguntas que se deben responder son del tipo:
¿Qué aspectos me diferencian de la competencia?
¿En qué la supero?
¿En cuáles estamos igualados?
¿En cuáles me supera?
Al responder este tipo de preguntas se conocerán las fortalezas y debilidades.
Las debilidades se refieren básicamente a desventajas competitivas, las cuales se presentan cuando no se implementan estrategias generadoras de valor que los competidores sí implementan. Al realizar el análisis externo se deben considerar todos los elementos de la cadena productiva, aspectos demográficos, culturales, políticos e institucionales. Se deben plantear preguntas como:
¿En qué áreas es difícil alcanzar altos desempeños y en cuáles se podrían generar altos desempeños?
¿Cuáles son las barreras que impiden que este producto alcanza sus metas de participación en el mercado?
El FODA es especialmente importante para el área de marketing debido al análisis externo ya que se considera el mercado, su potencial y los aspectos sobre los cuales se podría ejercer influencia con el fin de producir recompensas para nuestras iniciativas.
A continuación se realizara el análisis FODA para la situación actual del proceso que siguen las órdenes tipo PM13.
Fortalezas.
1. Utilización de sistemas de información con tecnología de punta.
2. Integración de sistemas que soportan a las diferentes áreas de la Empresa.
3. El manejo de la Información veraz y oportuna.
4. Personal capacitado en las herramientas de trabajo.
5. Coherencia de aplicaciones.
6. Personal especializado
Debilidades.
1. Vulnerabilidad en cuanto a seguridad de perfiles para creación, modificación y liberación de órdenes PM13.
2. No es posible eliminar una orden de mantenimiento de tipo PM13 que no halla reportado salida en caso de emergencia.
3. Poco control en cuanto a los reportes de salida de equipos.
4. Falta de especificaciones en cuanto al proceso de entrada de material, (en el caso de que sea de tipo total o parcial).
5. Devolución de piezas o conjunto al Taller Foráneo, sin especificación en la revisión, el tipo de devolución, (si es devuelto por garantía o por inconformidad).
6. Personal especializado en áreas puntuales
Oportunidades.
1. Mercado de capacitación y consultoria poco explorado en cuanto a los sistemas que se maneja actualmente en la empresa.
2. Optimizaciones expuestas a futuro para los procedimientos que siguen las distintas órdenes de mantenimiento que manejadas en SIDOR.
3. Manejo de sistemas que permite modificaciones para la adecuación a los distintos procesos.
Amenazas.
1. Cambios tecnológicos acelerados demandan una actualización constante.
2. Fuerte impacto en el modelo de negocio a raíz de la integración entre empresas.
3. Las continuas amenazas de posible paralización de las actividades por el sindicato de trabajadores.
4. Rápida ampliación de la competencia en el mercado.
5. Devaluación de la moneda.
Luego de identificar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas del caso, procedemos a efectuar el razonamiento de las mismas, para de esta manera lograr obtener las estrategias acordes, que nos ayudaran a alcanzar el éxito en nuestro objetivo de optimizar el procedimiento de las ordenes de mantenimiento tipo PM13.
INTERNAS
EXTERNAS | FORTALEZAS – F
| DEBILIDADES – D
|
OPORTUNUDADES – O
| ESTRATEGIA – FO
| ESTRATEGIA – DO
|
AMENAZAS – A
| ESTRATEGIA – FA
| ESTRATEGIA – DA
|
Figura 23. Cuadro del análisis FODA.
8. CONCLUSIÓN DEL ANÁLISIS FODA.
Luego de realizar el análisis FODA, podemos concluir que las estrategias más acordes según las necesidades para superar los inconvenientes presentes en la
situación actual son, la estrategia Maxi – mini (DO) y la estrategia mini – mini (DA).
La estrategia Maxi – Mini DO, intenta superar las debilidades internas aprovechando las oportunidades externas claves, para este caso seria; crear un cuadro se estatus individual para las ordenes de tipo PM13, mejorando y estableciendo estándares en cuanto a la seguridad y aprovechar el manejo de sistemas que permitan ser adecuados a las exigencias de la empresa, reduciendo la falta de control dentro del proceso que siguen las mismas. Por otro lado la estrategia mini – mini (DA), intenta reducir las debilidades internas y evitar las amenazas externas, la táctica a aplicar en este caso seria; optimizar los procedimientos que se vinculan a las ordenes PM13, evitando dejar de ser competitivo ante la inminente ampliación de los contrincantes en el mercado, así como los costos en posibles pérdidas.
CAPÍTULO 6
Situación propuesta
Luego del análisis realizado en el capitulo anterior al proceso de las ordenes de mantenimiento tipo PM13 en SIDOR, C.A, se plantea la aplicación de un nuevo esquema individual de status, así como de ciertas restricciones a nivel de usuario, para de esta manera optimizar el procedimiento y aumentar el nivel de seguridad en el sistema (SAP- PM), donde son manejadas este tipo de ordenes.
En este sentido se recomienda el adiestramiento a todo el personal involucrado en la creación, visualización y modificación de las órdenes de tipo PM13, con el fin de hacer de su conocimiento las modificaciones realizadas al procedimiento, así como de las reformas del sistema, ya que a nivel de programa fue necesario realizar ajustes para llevar a cabo las optimizaciones pertinentes.
1. MODIFICACIONES PARA APLICACIÓN DE LA SITUACION PROPUESTA
Dentro de las modificaciones a nivel de programa se estima la implementación de un nuevo cuadro de status que permitirá alcanzar las metas propuestas para la optimización del procedimiento actual que siguen las ordenes de tipo PM13.
A continuación se presenta ambos cuadros con sus status correspondientes. (ver Figura 35 y 36).
CUADRO DE STATUS ACTUAL (PM_ORD)
CUADRO DE ESTATUS PROPUESTO (STPM13)
1. VENTAJAS DE LA NUEVA IMPLEMENTACION.
1. Garantiza la seguridad exclusiva del sistema para las órdenes de tipo PM13. (programa como perfiles).
2. Establece normativas en forma individual.
3. Genera un status de usuario "NEJE" el cuál permite eliminar del sistema una OM de tipo PM13 sin efectos y que obviamente nunca hayan reportado salida. (ver punto 7 del anexo 1)
4. Genera un status de usuario "RTOT" el cuál permite individualizar las entradas como parciales o totales; garantizando el cierre exclusivo para los status RTOT. (ver punto 8 del anexo 1).
5. Según sea el caso de reporte de salida, la PM13 deberá identificar como campo de revisión, alguno de los códigos mencionados a continuación:
TAFOCONS: Salida a Taller Foráneo de Consumibles.
TAFOGARA: Salida a Taller Foráneo por Garantía.
TAFOSALI: Reparación en Taller Foráneo.
6. Define detalladamente el proceso de compra.
7. Cuando se requieran repuestos o consumibles para la reparación del equipo, pieza o conjunto; se procederá a realizar la solicitud a través de los siguientes sistemas: SAP-PM (PM12) SAP-MM (reserva por centro de costo o reservas del EBP).
Observación: Si el/los material(es) a solicitar se encuentran en stock deberá efectuar un vale manual e ir a su despacho respectivo descargando los gastos sobre la suborden PM13 creada, anexando en el campo del vale "Centro de costo", el numero de la orden de mantenimiento SAP.
8. El despacho de repuesto a talleres foráneos deberá estar respaldado por un pase de salida (PM13, asociado a la PM original; es decir se deberá generar a partir
de la orden principal una sub-orden de tipo PM13 cuyo campo de revisión será igual a (TAFOCONS).
9. La PM13 sólo podrá cerrarse una vez que haya ingresado todo el material que egresó o en el caso de consumibles, éstos se hayan incorporado al conjunto reparado o fabricado una vez que el mismo ingrese a Planta.
2. VENTAJAS EN RELACION AL PORTON 4.
La situación propuesta también brinda ciertas ventajas en cuanto a seguridad en el portón 4 dentro del proceso de las ordenes PM13, las cuales se identifican a continuación.
Permite la verificación de la coincidencia de los datos indicados en la PM13 con el físico y con las especificaciones de la nota de entrega de manera mas exhaustiva.
Observación: En caso de estar dando entrada a piezas ensambladas, cuya salida fue producto de dos o más pases de salida (PM13); deberá verificar que la nota de entrega especifique el/los repuesto(s) ensamblados; en caso de no poseer rechazar todas las PM13 que requieren la entrada; por no especificar los consumibles.
Se anexo la suborden de tipo PM13; considerando los casos de garantía, repuesto y consumibles.
Se excluyó la creación de PM13 al perfil del inspector_PM.
En cuanto a la transacción de ZIPP (transacción dentro del sistema SAP que crea pase entrada – salida de material a SIDOR):
Se documentaron los mensajes de error.
Se normalizó la utilización. Cerrando la transacción una vez ejecutada.
4. PROCESO DE SOLICITUD DE ORDEN DE MANTENIMIENTO TIPO PM13 EN SAP SIDOR CON LA NUEVA IMPLEMENTACION.
Cuando la reparación de un equipo, pieza o conjunto se realice en un Taller Foráneo, el tipo de orden será del tipo PM13 y ésta servirá a su vez como una autorización o pase de salida (TAFOSALI).
Toda reparación de equipo, pieza o conjunto a realizarse en un Taller Foráneo, esta asociada a una orden de compra o en caso de tratarse de una compra descentralizada al código de proveedor.
Los usuarios autorizados para la creación y liberación del pase de salida PM13, son los indicados en la tabla de usuarios SAP PM13, (ver Tabla 2).
Los Gerentes o Superintendentes son responsables de autorizar las personas para crear y liberar el pase de salida PM13; para tal efecto deben enviar, vía correo electrónico, los datos del personal, tales como: nombre, cédula y cargo a la superintendencia de ingeniería de mantenimiento para que ésta valide el perfil del trabajador y remita la solicitud a la Gerencia de Informática, la cual procederá al respecto, (ver Tabla 2).
Tabla 2. Usuarios autorizados para la creación y liberación del pase de salida PM13, (Nueva implementación).
Cualquier solicitud de modificación del personal autorizado para la creación y liberación de pase de salida (PM13), se realiza vía correo electrónico, a la superintendencia de ingeniería de mantenimiento, quien es el encargado de validar el perfil del trabajador y remitir dicha solicitud a la Gerencia de Informática.
Según sea el caso de reporte de salida, la PM13 deberá identificar como campo de revisión, algunos de los códigos mencionados a continuación:
TAFOCONS: Salida a Taller Foráneo de Consumibles.
TAFOGARA: Salida a Taller Foráneo por Garantía.
TAFOSALI: Reparación en Taller Foráneo.
Una vez creada a través del sistema (SAP) la PM13 y el equipo , pieza, conjunto o repuesto, no presentó o ameritó salida de la empresa; el responsable de la creación deberá anularla, asignado sobre el estatus de usuario el código NEJE, y activando sobre el estatus del sistema la operación empresarial NO EFECTUAR.
Observación: esto es validó siempre y cuando la Orden PM13 no haya presentado salida.
Cuando se requieran repuestos o consumibles para la reparación del equipo, pieza o conjunto; se procederá a realizar la solicitud a través de los siguientes sistemas: SAP-PM (PM12) SAP-MM (reserva por centro de costo o reservas del EBP. El EBP es un producto desarrollado por SAP que permite simplificar el proceso de compras desde sus inicios a diferencia de lo que hoy tenemos, múltiples plataformas para solicitar las compras que finalmente confluyen en abastecimiento).
Toda Orden de tipo PM13 deberá estar LIBERADA, para que el personal del portón 4 autorice la salida.
El personal perteneciente a protección de planta asignado en el portón 4 que realice la inspección de entrada y salida del material, deberá estar debidamente autorizado para registrar en el SAP según corresponda el caso.
La PM13 sólo podrá cerrarse una vez que haya ingresado todo el material que egresó o en el caso de consumibles, éstos se hayan incorporado al conjunto reparado o fabricado una vez que el mismo ingrese a planta.
Toda devolución por garantía de equipo, pieza o conjunto al Taller Foráneo. Deberá creársele una sub-orden a partir de la PM13 original, indicando en el campo de revisión que es por garantía (TAFOGARA). En caso de que la PM13 original haya sido cerrada asumirá como orden principal la PM13 de garantía.
En el caso de que el Taller Foráneo detecte que el equipo, pieza o conjunto es irreparable y lo devuelva a SIDOR, el Responsable de la emisión de la PM13 del área solicitante del servicio (taller zonal o Central), registrará en el sistema SAP la devolución del mismo y cerrará la PM13.
Cuando se trata de pedidos puntuales el usuario anexa como constancia a la SOLP (solicitud de pedido), el e-mail de Taller Central o Taller Zonal en donde indica que no tiene capacidad operativa para absorber el equipo, pieza o conjunto para su reparación, en caso de corresponder.
Las Gerencias y/o superintendencias son las responsables de designar la(s) persona(s) que deben asistir a presenciar las pruebas de funcionamiento que realice el proveedor a los equipos.
5. FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE LAS ORDENES PM13 SEGÚN LA SITUACION PROPUESTA
En el presente flujograma se identifican los movimientos anteriores a
la creación de las órdenes de tipo PM13, así como las distintas
áreas industriales involucradas y toda la serie de pasos por los que
deben pasar las mismas para su aprobación, conforme a la situación
propuesta para dicho procedimiento.
Flujo del Proceso
Figura 37-A. Proceso de solicitud de orden de mantenimiento
tipo PM13 en SAP SIDOR con la nueva implementación.
* La sub-orden de tipo PM13 sólo servirá para dar justificación a la salida de repuesto (s) o consumible (s). El proceso de compra, y en caso de no haber existencia en la planta, deberá ser procesado a través de los siguientes sistemas: SAP-PM (PM12) SAP-MM (reserva por centro de costo o reservas del EBP); en caso contrario, deberá despachar el repuesto o consumible, a través de un vale dirigido a donde corresponde la existencia y con imputación igual al número de orden PM13.
Figura 37-B. Proceso de solicitud de orden de mantenimiento
tipo PM13 en SAP SIDOR con la nueva implementación.
* En caso de estar dando entrada a piezas ensambladas, cuya salida fue producto de dos o más pases de salida (PM13); deberá verificar que la nota de entrega especifique el/los repuesto(s) ensamblados; en caso de no poseer rechazar todas las PM13 que requieren la entrada; por no especificar los consumibles.
** Considerar la entrada de la PM13 consumible al momento de dar la entrada al conjunto ensamblado.
Figura 37-C. Proceso de solicitud de orden de mantenimiento tipo PM13 en SAP SIDOR con la nueva implementación.
6. ÁREA DE MANTENIMIENTO.
Las distintas áreas encargadas del mantenimiento en SIDOR, durante el proceso de las ordenes de tipo PM13, debe cumplir con una serie de funciones dado los distintos casos, ya sea que el mantenimiento se realice en un taller zonal, taller central o en taller foráneo.
6.1 Área Solicitante del Servicio. (ver Figura 37-A)
Es el responsable de crear un "Aviso" de clase M6 (solicitudes a talleres), a través del SAP una vez detectada la necesidad de reparar un equipo, pieza o conjunto.
Taller Zonal. (ver Figura 37-A).
Este recibe del solicitante o del grupo técnico, vía sistema SAP, el "Aviso" de reparación de clase M6-solicitudes a talleres.
Consulta sobre la disponibilidad y factibilidad de que se realice el trabajo en el Taller Zonal.
Decide si la reparación se realiza en el Taller Zonal.
Transfiere al Taller Central el "Aviso" de clase M6-solicitudes a talleres, en caso de no poder realizarla en el Taller Zonal.
Decide si la reparación se realiza en un Taller Foráneo, en caso de no poder realizarse en el Taller Central.
Taller Central. (ver Figura 37-A)
Recibe el "Aviso" de clase M6-solicitudes a talleres, vía sistema SAP.
Consulta sobre la disponibilidad y factibilidad de que se realice el trabajo en el Taller Central.
Decide si la reparación se realiza en el Taller Central y en caso de no poder realizarse, decide si se realiza en un Taller Foráneo.
7. EN EL CASO QUE LA REPARACIÓN SE REALICE EN EL TALLER ZONAL O TALLER CENTRAL.
Si la reparación del equipo se lleva a cabo en Taller Zonal o en Taller Central, sea cual sea el caso, cada uno de estos debe cumplir una serie de funciones para realizar la reparación del equipo. Los pasos antes mencionados se señalan a continuación:
7.1 Taller Zonal / Taller Central. (ver Figura 37-A).
Emite las órdenes de mantenimiento de tipo PM12 que se refiere a órdenes de reparación en talleres internos o externos correspondientes, a partir de las solicitudes emitidas por el usuario (avisos M6-solicitudes a talleres).
Programa las ordenes de mantenimiento (PM12).
Asigna los recursos necesarios para la ejecución de las órdenes de mantenimiento (PM12).
Coordina el traslado del equipo, pieza o conjunto al Taller Zonal o Taller Central, según corresponda, cuando la reparación se efectúe en SIDOR.
Ejecuta las órdenes de mantenimiento (PM12) programadas.
Realiza una revisión de las actividades ejecutadas y coloca sus observaciones, en caso de corresponder, bajo la notificación de la orden de mantenimiento (PM12).
Reprograma las actividades no ejecutadas, actualiza la base de datos e informa al usuario.
Entrega el equipo, pieza y conjunto reparado al grupo técnico o al área solicitante, en caso de cumplir con lo solicitado.
Finalmente debe cerrar técnicamente (CTEC) la Orden de mantenimiento correspondiente, una vez que se haga efectiva la reparación.
8. EN EL CASO DE QUE LA REPARACIÓN SE REALICE EN UN TALLER FORÁNEO.
Luego de previa verificación de que el equipo no pueda ser reparado por Taller Zonal ni por Taller Central, se procederá a crear la orden tipo PM13, orden que permite la salida de equipos de SIDOR C.A, a Taller Foráneo, cumpliendo con la serie de pasos pertinentes para que esto sea posible en las distintas áreas de mantenimiento y demás áreas involucradas.
El procedimiento antes indicado se muestra a continuación.
8.1. Área Solicitante del Servicio. (ver Figura 37-A).
Crea la orden PM13 (pase de salida) vía sistema SAP, considerando a priori, los datos correspondientes al vehículo que efectúa la salida del reparable y del conductor; así como el texto de la orden con las especificaciones de la salid
De requerir repuestos o consumibles para la reparación del equipo, pieza o conjunto; procede a realizar la solicitud a través de los siguientes sistemas: SAP-PM (PM12) SAP-MM (reserva por centro de costo o reservas del EBP).
Observación: Si el/los material(es) a solicitar se encuentran en stock se efectúa un Vale manual y dirigirse a su despacho respectivo descargando los gastos sobre la suborden.
Una vez que la PM13 esta creada, anexa en el campo del vale "centro de costo" y el número de la orden de mantenimiento SAP.
Libera, vía sistema SAP, la PM13 cuando se requiera sacar de SIDOR el equipo, pieza, conjunto, repuesto o consumible, a objeto de que el personal autorizado del portón 4 otorgue la salida del mismo.
Entrega al conductor original y copia de la PM13 (Proveedor y Portón IV) de la PM13, conjuntamente con el equipo, pieza o conjunto a reparar, y los repuestos en caso de requerirse para la reparación o fabricación del equipo, pieza o conjunto.
Observación: Sí el equipo/ pieza o conjunto a salir dispone de salida de repuestos o consumibles; realiza dos (2) impresiones (original y copia) de la sub-orden, y entrega al conductor respectivo.
8.2 Personal de Protección de Planta ubicado en el Portón IV. (ver Figura 37-B).
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